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Qu'est-ce que les étapes et le modèle du processus de communication?

What is Communication Process Steps & Model

Chaque fois que deux personnes ou plus échangent des messages, elles s'engagent dans le processus de communication de base. Cela semble simple, n'est-ce pas. Cependant, le processus de communication est vraiment assez complexe. Non seulement il comporte plusieurs éléments, mais la clarté et le contexte du message peuvent être influencés positivement ou négativement par plusieurs facteurs.


Il est important de comprendre le processus de communication pour pouvoir communiquer efficacement et éviter les erreurs d'interprétation. Dans cet article, nous examinerons les composants de la communication et le modèle de processus de communication. Ensuite, nous explorerons les approches et les processus de communication organisationnelle. Enfin, nous discuterons du processus de communication par e-mail.

Table des matières


  • 1 Composantes de la communication
    • 1.1 Contexte
    • 1.2 Expéditeur / Encodeur
    • 1.3 Message
    • 1.4 Moyen
    • 1.5 Récepteur (décodeur)
    • 1.6 Commentaires
  • 2 Modèle de processus de communication
    • 2.1 Cinq étapes fondamentales du modèle de processus de communication
  • 3 Approches et processus de communication organisationnelle
    • 3.1 Processus de communication par e-mail
    • 3.2 Gardez votre e-mail concis
  • 4. Conclusion
    • 4.1 Articles connexes

Composantes de la communication

La communication est un processus d'échange de messages verbaux et non verbaux. Nous pouvons identifier la communication en définissant ses composants comme suit:

Le contexte

Le contexte est l'environnement dans lequel la communication a lieu et comprend l'organisation, la culture et la communauté. De plus, des stimuli externes, tels que des réunions, des conversations informelles, des courriels, des mémos, etc. et des stimuli internes tels que des opinions et des émotions, influencent le contexte. Ce n'est que lorsque l'on considère tous les aspects du contexte que l'on peut communiquer efficacement.


Expéditeur / encodeur

L'expéditeur utilise une combinaison de mots, de symboles, de graphiques et d'images pour communiquer. Le locuteur est l'encodeur dans la communication orale et l'écrivain est l'encodeur dans la communication écrite.



Message

Les informations échangées entre l'expéditeur et le destinataire créent un message, intentionnel ou non. L'expéditeur du message doit tenir compte du contexte pour que le message soit compréhensible. De plus, le message doit contenir un langage clair, avec toutes les définitions, exemples ou graphiques nécessaires pour assurer la compréhension.


Moyen

Le support - le canal par lequel le message est envoyé - peut être électronique, sonore ou imprimé. Le choix d'un support est influencé par:

  • La relation entre l'expéditeur et le destinataire
  • La nature du message

Utilisez un moyen oral lorsque votre message est urgent, personnel ou lorsque vous souhaitez une rétroaction immédiate. Utilisez un support écrit lorsque cela est technique, formel ou doit être documenté.


Récepteur (décodeur)

L'auditeur ou le lecteur de communication interprète le message. Le récepteur est influencé par le contexte, ainsi que par les stimuli externes et internes. Si le destinataire a des opinions biaisées ou des idées fausses, le message peut ne pas être reçu correctement. L'attitude et la personnalité influencent également le récepteur.

Retour d'information

Le feedback est la réponse du récepteur - sa réaction à la communication. Le silence peut être une forme de rétroaction, ou le destinataire peut répondre oralement ou par écrit. Les commentaires sont utilisés pour confirmer que le message a été compris et que toute action requise a été entreprise.


Tous les composants doivent fonctionner ensemble efficacement pour que le processus de communication soit complet et transmette le message voulu.

Modèle de processus de communication

Communication Process Model


Le processus de communication fait référence à l'échange d'informations (un message) entre deux ou plusieurs personnes. Pour que cet échange soit réussi, les deux parties doivent avoir la capacité d'échanger des informations et de se comprendre. La communication échoue si le flux d'informations est bloqué pour une raison quelconque ou si ceux qui tentent de communiquer ne peuvent pas se faire comprendre. Afin de comprendre exactement ce qu'est la communication - son but et sa valeur - nous devons comprendre le modèle de processus de communication.

Cinq étapes fondamentales du modèle de processus de communication

Étape 1 Définissez vos objectifs avant de vous engager dans la communication ou de commencer à transmettre un message.

  • Quel est / sont le (s) objectif (s)?
  • Quelle action voulez-vous que la personne qui reçoit le message entreprenne une fois qu'elle comprend le message?
  • Pourquoi le message est-il important?

Étape 2 Identifiez les destinataires (le public cible) de votre communication.

  • Permet d'adapter votre message pour une compréhension optimale.
  • Vous permet de cibler ceux appropriés pour recevoir votre message.

Étape 3 Choisissez votre méthode de communication.

  • Basez votre choix sur ce que vous essayez d'accomplir.
  • Tenez compte du niveau de compétence du ou des récepteurs.
  • Choisissez un formulaire approprié, par exemple téléphone, e-mail, présentation PowerPoint, etc.

Étape 4 Tenez compte de vos récepteurs.

  • Le niveau de compétence et de compréhension de votre (vos) destinataire (s).
  • Comment ils apprennent et reçoivent le mieux les informations, c'est-à-dire visuellement, verbalement, etc.
  • Combinez les méthodes de communication pour répondre aux besoins de tous les destinataires, c'est-à-dire des documents avec des explications verbales.

Étape # 5 Conformez votre communication aux commentaires reçus.

  • Rechercher un consensus de compréhension
  • Modifiez votre message, votre type de communication, votre style, votre ton, etc. au fur et à mesure que vous recevez des commentaires.

Le processus de communication peut être affecté par la manière dont les informations sont transmises, reçues et interprétées de deux manières:

  • Bruit. Toute sorte d'interférence qui affecte le message envoyé, reçu ou compris.
  • Bruit physiologique. Distraction causée par la façon dont nous pensons et ressentons, c'est-à-dire la fatigue, les maux de tête, la faim ou d'autres facteurs.
  • Bruit physique. Interférences environnementales, telles que le bruit des autres, les foules, les températures élevées ou basses et l'éclairage clair ou faible.
  • Bruit psychologique. Le sentiment et la personnalité d’une personne affectent l’efficacité de la communication et de l’interprétation, c’est-à-dire des sentiments défensifs, des préoccupations ou des préjugés.
  • Bruit sémantique. Les mots doivent être compris mutuellement pour que la communication ait lieu. Le langage ou le jargon technique peut prêter à confusion.
  • Le contexte. Le cadre et la situation - physique, culturelle ou sociale - dans lesquels la communication a lieu peuvent avoir un impact sur le succès de l'échange d'informations.

Le modèle de processus de communication nous aide à définir qui est impliqué dans la communication et ce qui doit avoir lieu. C'est un cadre sur lequel nous pouvons bâtir une communication individuelle et organisationnelle réussie.

Approches et processus de communication organisationnelle

Organizational Communication Approaches and Processes

Bien que de nombreuses définitions de la communication organisationnelle existent, pour nos besoins, nous définirons la communication organisationnelle comme l'envoi et la réception de messages dans un cadre ou un environnement (organisation) particulier pour atteindre des objectifs communs et individuels parmi des personnes interdépendantes.

Le processus de communication organisationnelle implique l'envoi et la réception de messages par écrit (non verbalement) ou en personne (verbalement). Une grande partie de la communication organisationnelle implique la transmission d'informations. Cependant, une communication plus complexe, telle que la résolution de conflits, nécessite la capacité de traiter le sens et de négocier en utilisant les règles de l'organisation.

Que la communication soit considérée comme simple ou plus complexe, pour que la compréhension ait lieu, le message doit être clair, concis et éviter la marginalisation politique ou culturelle du langage. Les organisations doivent modéliser des compétences de communication efficaces dans:

  • Entretien
  • Créer des relations de travail positives
  • Évaluations des performances
  • Résolution de conflit
  • La prise de décision
  • La gestion du stress
  • Socialisation organisationnelle
  • Présentations individuelles et de groupe
  • Communiquer avec des publics externes

La communication organisationnelle dépend du contexte et de la culture, car les gens transmettent des messages et des informations par écrit, par voie électronique et en face à face. La nature et la fonction (contexte) de l'organisation affectent la communication. De plus, chaque organisation a sa propre culture unique. Pour que la communication réussisse au sein de l'organisation, le contexte et la culture doivent coïncider et travailler ensemble.

La communication organisationnelle établit des relations internes avec les membres de l'organisation et avec le public externe. Le succès d'une organisation dépend de la capacité de ses membres à communiquer efficacement. Les employés doivent avoir des compétences en présentation publique, en écoute et en communication interpersonnelle pour communiquer avec succès dans une organisation. Une organisation prospère offrira une formation pour assurer le succès de ses employés.

La communication organisationnelle profite aux organisations de plusieurs manières:

  • Acclimater le personnel aux changements
  • Accomplir des tâches de procédures, de politiques et de réglementations soutenant les opérations quotidiennes et continues
  • Accomplir des tâches liées aux rôles et responsabilités spécifiques des ventes, des services et de la production
  • Développer des relations pour une communication réussie en tenant compte de la satisfaction au travail, du moral et des attitudes individuelles
  • Planifier, coordonner et contrôler les opérations de gestion

Il est important de comprendre les approches et les processus de communication organisationnelle pour développer et affiner la communication des employés. Chaque organisation doit définir sa propre approche pour une communication efficace, définissant les processus qu'elle mettra en place pour améliorer la communication interne et externe.

Les organisations doivent avoir des communicateurs compétents pour réussir leurs opérations quotidiennes. Du site Web de l'entreprise, en passant par le manuel de l'employé, à un entretien de fin de contrat, tous les aspects de la communication dans une organisation doivent travailler ensemble pour communiquer l'intention, la culture et les engagements de l'organisation au personnel interne et externe.

Processus de communication par e-mail

Le courrier électronique est le choix que beaucoup font en tant que moyen de diffusion d'un message. Bien qu'il soit rapide et relativement facile à utiliser, il faut s'assurer qu'ils comprennent le processus et le but de la communication par courrier électronique afin de l'utiliser efficacement.

La communication par e-mail comprend cinq composants:

# 1 L'expéditeur

Une communication par e-mail réussie nécessite que l'expéditeur (également appelé source ou communicateur) code le message avec une combinaison de graphiques, de symboles, de mots et d'images pour obtenir la réponse souhaitée.

# 2 Le récepteur

Le destinataire (interprète) comprend le message électronique de l'expéditeur en le décodant et en l'interprétant.

# 3 Le message

Le message ou le contenu de l'e-mail sont les informations que l'expéditeur souhaite transmettre au destinataire.

# 4 Le médium

Le support, également appelé canal, est le moyen que l'on choisit pour transmettre le message. Avec le courrier électronique, le support est l'ordinateur ou le téléphone portable.

# 5 Commentaires

Une fois que l'e-mail a été transmis, reçu et compris avec succès, toute réponse indiquant la compréhension du destinataire - qu'elle soit verbale ou écrite - est considérée comme une rétroaction. Les commentaires nous aident à déterminer si nous avons atteint notre objectif.

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Le courrier électronique facilite la communication avec les autres à tout moment et en tout lieu, en particulier avec l'avènement du smartphone. De plus, le destinataire a la capacité de répondre immédiatement. Cependant, avec les avantages de cette méthode de communication, vient quelques problèmes. Nous devons nous rappeler que l'email est un outil de communication et ne lui permet pas de conduire nos actions, mais plutôt de l'utiliser pour atteindre nos objectifs de communication. Pour faire ça:

Gardez votre e-mail concis

Les gens s'attendent à ce que la communication par e-mail soit directe et précise. Les premières lignes doivent transmettre l'intention de votre e-mail et informer votre destinataire si une réponse le cas échéant, car de nombreux systèmes permettent au destinataire de lire le début d'un e-mail avant de l'ouvrir.

  • Sois professionnel. Peu importe à qui votre e-mail est adressé - votre patron, le responsable du recrutement ou un collègue - votre contenu doit être professionnel dans son contenu et sa composition. N'utilisez pas de jargon de textos, de visages souriants, de polices déroutantes ou de graphiques ne faisant pas partie de la conversation. Cela rend votre contenu moins susceptible d'être lu et pris au sérieux.
  • Sois poli. Ne commencez jamais votre e-mail par une commande, mais utilisez plutôt un message d'accueil, tel que «Bonjour» et le nom du destinataire. Évitez d'utiliser toutes les majuscules ou les points d'exclamation, car cela traduit des cris. Fermez votre e-mail avec un «Merci» suivi de votre nom.
  • Ne laissez pas le courrier électronique remplacer la communication en face à face. Certaines conversations fonctionnent mieux en personne. N'utilisez pas le courrier électronique pour éviter les communications en face à face. Si l'e-mail n'est pas le meilleur choix pour la communication, choisissez une autre méthode. Pour être efficace, la communication par e-mail doit être claire, concise et compréhensible. Le processus de communication par e-mail suivant permet de garantir que votre e-mail est un outil de communication efficace.
  • Définissez l'objectif de votre e-mail. Cela vous aide à décider si vous devriez même prendre la peine d'envoyer le message. Assurez-vous que votre objectif est clairement indiqué dans le premier paragraphe.
  • Déterminez l'action que vous souhaitez que le destinataire de l'e-mail entreprenne
  • Terminer une tâche, c'est-à-dire appeler quelqu'un ou commander quelque chose.
  • Répondez avec les informations demandées.
  • Lisez l'e-mail, sans réponse requise.
  • Décidez si vous avez besoin d'informations complémentaires. Identifiez et joignez toute documentation ou information à l'appui.
  • Utilisez la ligne d'objet pour résumer l'intention de votre message. Remplissez la ligne d'objet après avoir rédigé l'e-mail. Assurez-vous que le contenu de votre message est résumé car cela encourage le destinataire à ouvrir et à répondre à votre message.

La communication par e-mail joue un rôle important dans la vie professionnelle quotidienne, enrichissant et facilitant les affaires avec la possibilité d’échanger des informations quel que soit le lieu et l’heure. Cependant, les employés se plaignent fréquemment du volume important de courriels qu'ils reçoivent et sur lesquels ils doivent agir. De plus, la possibilité d'utiliser le courrier électronique à tout moment signifie que les employés ont souvent du temps en dehors du travail interrompu par les courriels de l'organisation. Les employés ont besoin d'un sentiment de contrôle personnel pour éviter le stress lié au travail et cela s'étend à la capacité de recevoir et de répondre aux e-mails si et quand c'est approprié.

Conclusion

La communication est un processus de transmission et de réception de messages, à la fois verbaux et non verbaux. Étant donné qu'une communication efficace est un dialogue et non un monologue, elle n'est efficace que si elle apporte la réponse souhaitée du récepteur. Pour être un bon communicateur, il faut transmettre de manière adéquate des informations, des pensées et des sentiments de manière à motiver, enseigner et informer les autres. Il faut choisir le meilleur support, connaître son destinataire et utiliser le feedback pour contrôler l’efficacité de la communication et la modifier en conséquence. L'utilisation des informations et des outils de cet article peut aider à comprendre et à utiliser le processus de communication pour être un communicateur efficace.